有效发票的7个提示
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作为一个小企业主，你可能会喜欢你做的事情，甚至可能会说如果可以的话你会免费做。但在一天结束时，您需要现金流来保持业务正常运转。
一个 发票 是向您提供您提供的商品或服务的账单。它描述了销售的内容，客户的欠款以及客户应该支付的时间和方式。大公司有专门的会计师来开发票，但大多数小企业主必须自己做。据Intuit对1000名美国小企业主的调查显示，在任何一个月内，平均小企业都在等待超过5,000美元的逾期付款。
Investmentmatome与会计师和发票专业人士讨论了企业家如何更有效地准备发票并更快地获得报酬。
1.自动化流程
如果您还没有这样做，请设置软件以自动发票。大多数会计平台（如QuickBooks，Xero，FreshBooks和Wave Accounting）都包含发票功能，或者您可以注册仅限发票的服务，如Bill.com，Hiveage和Billbooks。
“现在是时候从Excel和PDF迁移到云计费发票应用程序，”Billbooks首席执行官Sagar Kogekar在给Investmentmatome的电子邮件中说。 “那里有很多软件，如果你选择一个软件，你将节省时间和金钱。”
根据2015年由华盛顿州贝尔维尤市的Concur公司对200多位小型企业领导人进行的一项调查显示，大约70％的小企业使用发票软件，该公司为公司提供自动发票服务和费用管理产品。
使用发票软件可以减少错误并节省资金。根据研究供应管理的波士顿公司Ardent Partners 2012年的报告，自动化结算流程的企业将发票成本降低了40％至70％。自动化还可以更快地开发票，为企业家腾出时间专注于运营业务。
Concur产品管理总监Jessica Staley告诉Investmentmatome说：“他们可以花费宝贵的时间戴上他们的CFO帽而不是手动数据输入帽。”
2.发送书面报价
如果可能，在交付您提供的产品或服务之前，通过向客户发送书面报价来管理客户的期望。报价应包括工作的估计成本以及您如何接受付款，无论是现金，信用卡，支票还是在线。在接受订单之前，请确保客户以书面形式接受您的条款。
“我非常喜欢记录所有内容，”Wave Accounting产品营销经理Sara Rosenfeld说。
3.设定短期付款条件
向客户发送发票时，请指定付款时间范围。标准通常为30天或更短，但您可以选择任何时间。
根据对超过1200万张发票的Xero分析，平均债务人迟到了两周。如果您想在30天内实际获得付款，Xero的专家建议将付款条件设置为13天或更短时间。美国会计部负责人艾米·维特（Amy Vetter）表示，在线计价可以让客户更快地付款。
“人们习惯于在线支付费用，而不一定等到周五削减支票，”维特告诉Investmentmatome。 “与客户一起设置这些[短期]付款条款更为可接受。”
4.创建编号系统
为发票编号将帮助您跟踪收入付款以用于纳税目的。您可以使用字母，数字或两者的组合来标记每张发票。选择适合您的系统，但发票专家建议您不要在第一张发票上使用“001”。从更高的数字开始，即使您是新业务，也可以帮助您的客户将您视为既定专家。
“从0053开始，只是为了更专业一点，”FreshBooks产品营销和客户参与总监Faraz Shafaghi说。
5.使用礼貌的语言
Shafaghi说，虽然看起来很轻微，但在发票上使用“请按日期付款”和“谢谢你的业务”这样的短语会增加你获得报酬的机会。您还可以向按时或早期付款的客户发送感谢信或电子邮件。
会计软件公司Sage North America的产品管理经理Mike Savory说：“提醒您的客户您提供的其他产品和服务，并且您希望再次为他们服务。”
6.及时发送发票
完成服务或将货物运送给客户后，立即发送发票。这将帮助您保持在客户的头脑中，并为快速开创先例。
如果可能，允许客户使用Apple Pay或Square等移动支付系统当场付款。一些发票系统，包括Wave，Flint Mobile和QuickBooks，也让企业主接受移动支付。
7.跟进
如果您没有立即获得付款，请向客户发送有关付款截止日期的提醒。 Wave Accounting的罗森菲尔德说，在付款到期前一周，到期日和延迟后的每一周发送提醒是合适的。对于高价商品，例如5000美元的订单，发送更频繁的提醒是可以接受的。
如果您担心跟踪过多的后续电子邮件，罗森菲尔德建议使用您的发票软件为客户设置自动付款通知。
Sage North America的Savory说：“不要担心发送提醒或以其他方式跟进未付发票将被视为粗暴或侵犯您与客户建立的关系。” “你正在经营一家企业，对于任何人来说，快速和完整付款的需求应该是一个惊喜。”
有关启动和运营小型企业的更多帮助，请访问我们的网站小型企业指南。
Teddy Nykiel是一位负责个人理财的职员 Investmentmatome 。在Twitter上关注她 @teddynykiel 并且 Google+的.
图片来自iStock
