粉碎或不粉碎？记录保持新业务|

开创你自己的事业是一个令人兴奋的第一步进入船舶世界。这也是你与国税局关系的开始。

你有责任为国税局保存财务记录。但是，你应该坚持哪些，哪些只是额外的办公室杂乱？

在网上簿记服务Bench，我们是专家，当涉及到跟踪你的财务细节的细微差别。在本指南中，我们将查看您需要保留哪些记录，需要保留多久的记录以及一些可用于保留记录的有效方法。

另请参阅：我可以为此付费吗？会计师解释注销的世界

我需要保留哪些税务记录？

如果您是自雇人士或拥有小企业，IRS要求您保留文件以支持收入，扣除，或者在您的纳税申报单上显示信用额度。这证明你已经赢得了你告诉你所获得的IRS，或者购买了你所购买的IRS。

通常，你应该保留的文件包括：

• 收据
• 银行和信用卡账单
• 账单
• 取消支票
• 发票
• 支付证明
• 来自您的簿记员的财务报表
• 以前的纳税申报表
• W2和1099表单
• 任何其他支持物品的文件证据您的纳税申报表上显示的收入，扣除或贷记

请记住，这不是一个完整的清单。您的企业的性质和法律结构将影响您需要为IRS保留哪些记录。

举证责任在于您，企业主，提供所有必要的文件。因此，当您开始记录保存时，请遵循以下简单原则： 保留所有内容。

在审核的情况下，您的第一道防线是收据和税务记录。储存所有这些将最大限度地提高您的保护水平。此外，保留您的收据可以保证您可以申请扣除您欠的任何税款。

另请参见：7簿记习惯每个应采用

可能的例外：75美元的规则

您在法律上不需要保留收据。例如，只要满足以下条件，IRS不要求您保留旅行收据（娱乐，礼物或运输）：

• 费用（不包括住宿）低于$ 75
• 费用用于运输，并且收据不易获得

但是，请记住，如果进行审计，任何费用都可能被调用，甚至是低于75美元的费用。

有关更多信息，请查看国税局关于证明费用低于75美元的指导。

另请参见：会计备忘单

保留您的税务记录多久

三年规则：

计划保留您的税款记录在您提交退货日期后的三年内，或者从退货的到期日起算（以较晚者为准）。如果您提早归还您的退货，则视为已在截止日期前提交。

这项三年规则由我们通过限制规定来达成，即您纳税人可以修改您的期限纳税申报表 - 或者国税局可以审计该纳税申报表。限制期届满后，您不再需要保留该期间的税务记录。

三年规则的例外情况：

与往常一样，此规则也有例外情况。在某些情况下，您需要保留长于三年限制期限要求的记录。例外情况包括：

坏账和无价证券：如果您在纳税申报表中扣除了其中任何一项的成本，请将记录保留七年。

省略收入：如果您未能报告国税局的收入超过您在退税申报表中所列的总收入的25％，在您提交日期或退回的截止日期之后保留六年的记录（以较晚者为准）

雇员记录： 雇佣记录应在相关工资税到期后四年或以后支付（以较晚者为准）。

欺诈性退货： 如果您以欺诈方式填写退货单，更好地坚持下去。没有关于回报的限制误导IRS。

财产记录： 在财产离开财产后，您应该在限制期间（三年）内保留与财产持有有关的记录。

关于财产记录，您需要坚持诸如契据，标题和成本基础记录等文件。这允许您计算任何折旧，摊销或清除扣除额，并在出售或处置该财产时计入收益或损失。

另请参见：6使小企业面临风险的会计错误

如何存储收据和税务记录

一旦确定了需要保存的记录以及保存时间，建立一个系统来组织这些记录是时候了。

谢天谢地，IRS接受数字文件，只要它们是完整，准确地复制原件。根据要求，您应该能够生成任何给定文件的可读取的打印副本。

这意味着使用吱吱响的文件柜来存储您的税务记录的日子已经结束;您可以使用多种数字解决方案来无纸化并保持记录顺序。

安全的云存储选项（如Dropbox，Evernote或Google Drive）可让您安全地在线存储文档。一旦你的业务建立起来，如果你发现你正在处理大量的文书工作，可以考虑投资自动化的高速扫描器，以使他们的在线传输更加高效。

保留备份副本也是一个好主意您的文档可能位于受密码保护的物理存储设备或次要云帐户中

另请参阅：小企业会计101：使您的新业务进展顺利的9个步骤

保留非税收记录

一旦您不再需要扣留某个文件以进行纳税，请仔细检查您是否在切碎文件前不需要它们。您的债权人，律师或保险公司可能需要您将其保留的时间长于IRS的使用时间。

如果您使用在线存储，而不是删除不再需要的文档，可以将其永久存档。

学习在小型商业记录保存的灰色区域进行导航 - 并建立一个无纸化的组织系统 - 可以让您免于办公室混乱的危险，同时确保您始终遵守规则。