提高商业写作的工具，技巧和窍门|

在我上大学的许多课程中，商业写作是最具挑战性的。其计划涉及商业职业的学生对抽象规则，参考标准，混淆法律语言以及这些课程中提供的其他材料不感兴趣。经过一个学期的编辑和编写不同的文档之后，我的同学和我变得更加困惑。

在商业世界中，清晰和简洁的书写应该很容易，在那里无数的官方电子邮件正在发送，传达重要的信息。然而，并非所有的商业人士都能够通过书面文字进行有效的沟通。幸运的是，只要我们致力于发展这项技能，总有改进的空间。

商业写作课程教会了我很多东西，但没有提供太多实用的建议。经过许多电子邮件，计划和商业信函之后，我做了一些实际的改进，我将与您分享

另请参见：如何撰写商业计划

改进商业写作的工具：

实践商业写作是提高技能的最佳途径，但您仍然需要一些工具来提高过程的效率。经过大量的试验和错误之后，我发现了这五种工具永远无法提供出色的结果：

1。电子邮件卓越

当您有一封重要的电子邮件来写信，但发现自己盯着空白的消息框时，这是您需要的工具。电子邮件卓越为您的信息提供了一个基本轮廓，并清楚地解释了每个元素。而且，它甚至为您提供了出发点。

2。 NinjaEssays

这个网站是紧急情况下的最佳解决方案。如果您有紧急文件准备，或者无论截止日期如何，都无法撰写所需内容，那么定制写作服务NinjaEssays的专业写手可以提供帮助。该公司提供所有类别的作者和编辑，因此您可以立即撰写并完善您的商业文件。

3。 Docstoc

如果您需要编写一份重要文件，例如保密协议，会议通知或员工绩效审核，您应该检查Docstoc是否提供表格。如果您可以使用模板实现更好更快的结果，则无需从头开始创建这些文档。

4。 Dragon Dictation

对于那些通常比写作更舒适的商务人士来说，这是一个完美的工具。您可以在智能手机，平板电脑或计算机上使用Dragon Dictation。所有你需要做的就是谈话，这个工具会将你的文字翻译成文本。然后，您可以将内容导出为Word文档，电子邮件或社交媒体。

5。 Scrivener

如果您必须编写冗长的文档，在Word中这样做可能会让您更加困惑。 Scrivener可让您制作部分内容并移动它们，直到您获得正确的订单。

另请参见：你永远不应该问求职者的事情

Bplans（@teambplans）于2016年1月19日在12：太平洋标准时间15:00

提示和技巧：

避免强调单词

避免的第一个词是 非常 。它将你描述为有史以来最不具有创造力的人。在几乎所有结构中都有不同的方法来替代这个词。例如，您可以使用单词 保守 ，而不是说某人的商业创意是“非常传统的”。

避免过度使用介词

这些词语和短语在您想要创作时很有用，而不是将求职者描述为“性格非常强烈”的人，您可以说他是有决心，坚定或不屈的。从一个段落流向另一个段落，但往往会削弱文本并增加不必要的冗长。 “我们将在2月12日召开一次关于预算改进建议的会议”，而不是写“我们将在2月12日召开预算会议”。业务写作全是关于效率。

避免行话

与同事谈话时，商业术语可能很有趣，但它会让你在电子邮件和文档中听起来很愚蠢。下一次你想写 加入虎队 ， 燃烧平台 ， 核心能力 ， 移动针 或 在盒子 之外思考，你应该找到更清晰的表达自己的方式

当你与商业世界以外的人交流时，避免陈词滥调是特别重要的。

不要用大词

没有经验的作家认为使用大词汇会使他们的内容更好。一个“聪明”的单词由大量的音节决定。您希望使用单词 开始 而不是 开始 或 使用 而不是 使用 ？别！依赖简单的词汇永远会更好。

瞄准主动语态

被动句子专注于事物或人的行为，因此读者不能清楚地识别负责该行为的人。被动语态往往听起来间接而罗嗦，这与商业写作原则完全相反。

不要说“该项目是由Michael提出的”，而应该是“迈克尔提交了该项目。”

让电子邮件短消息

否则，您可能会失去收件人的注意力。针对五个或更少的句子，这将使读者能够轻松阅读并直接从他们的智能手机响应。如果您有很多要说的重要事情，请尝试安排会议或视频会议。

不要使用太多惊叹号

在商业写作中强调一点是可以的，但使用太多惊叹号会降低冲击。

请记住：在句子结尾处切勿放置多个感叹号。这使得你显得粗鲁。

避免混乱

这是商业文档中最常见的弱点。你不必满足长度要求 - 那些日子在大学毕业时结束。而不是写出稀释信息的长句子，而是用较少的词语来缩短包含更多本质的句子。

了解你的听众

如果你想写一封合适的电子邮件，你应该了解收件人知道什么问题你专注于。您需要根据受众和情况调整业务写作的词汇，语调和风格。

大声阅读内容

在将文档或消息发送给收件人之前，请先看看文档或消息的声音。这不仅可以帮助您改进风格和清晰度，还可以帮助您找出缺失的单词，重复的短语和拼写错误等错误。

另请参见：如何用5个简单步骤编写任务声明

记住：商业写作是一项重要的技能开发。

作为一名商人，你总是需要留下很好的印象。编写一个没有结构和多个错误的混淆电子邮件并不是实现这一目标的最佳方式。无论看起来有多难，商业写作都值得努力。上面列出的提示和工具将使您能够更有效地表达自己的意见。

您是否有任何其他提示？你有没有使用这些工具来帮助你进行商业写作？在评论中告诉我们。