成功实施项目计划的七个步骤|

最近，我加入了几个项目团队。其中一些经历使我得以坐下来分析项目计划过程，以了解如何改进项目管理计划和实施。

为什么由人才管理的项目最终会延迟或未完成？为什么项目团队有时会觉得他们正在瞄准移动目标？我发现缺乏适当的规划或未能创建系统的方法对项目来说可能是致命的。

什么是项目规划？

项目规划是定义您的目标和范围，您的目标和里程碑（交付物），并为每个步骤分配任务和预算资源。一个好的计划很容易与每个参与者分享，而且在定期重访时最有用。简单地概述一个计划，不再和你的团队讨论这个计划是浪费时间和精力的好方法。

您可以使用简单的Google文档进行项目规划，也可以使用项目管理软件。使用项目管理软件的好处是，您通常可以将所有文档和交付物存储在一个地方，并且可以避免丢失关于电子邮件或Slack无效的重要讨论和决定。例如，使用像Basecamp这样的工具，可以轻松跟踪进度并跟踪需要与几个不同人员协作的对话和项目。

如果您将项目管理视为一个快节奏的创业公司，看起来似乎一开始需要很多时间。但是，如果您从一开始就记录项目计划并将其用作路线图，以确保您和您的团队顺利进行，您实际上会节省大量时间和资源。

以下是成功完成项目计划的七个关键要点帮助你开始。

1。将您的计划视为利益相关者的路线图

每个项目都需要一个具有明确定义目标的路线图，在项目第一阶段完成后不应改变目标。所有从结果中受益或参与执行项目的利益相关者都应该在项目初始计划过程中进行命名并说明他们的需求。

这些利益相关者可能包括：

• 项目经理 或最终负责完成的人员
• 接收交付物的“客户” - 可以是您的团队中的某个人（内部）或实际付费的客户。
• 团队 或负责任何策略的人员该计划。

不要以为你会自动理解每个利益相关者的需求和目标。在您记录项目计划过于冗长之前，请与他们交谈，以确保您真正理解团队中每个人的项目，能力和资源。

2。将项目分成可交付成果清单

制定所有可交付成果清单。此列表应该将较大的项目分解为可分配给特定团队成员的较小任务，并且您应该包括与每个可交付成果或任务相关的估计截止日期。

确保您理解并记录每个可交付成果的审批流程。如果您的项目是针对外部客户的，请确保您的内部审批流程清晰明确，这样您就不会因延误或通过竞争性意见涉水而拖慢时间。与您的团队交谈

通过姓名确定参与每项交付或任务的所有个人和/或组织，并详细描述其职责。否则，沟通不畅可能会导致延误和团队成员可能不得不重新开展工作的情况。

举行开球会议，与您的团队讨论您计划的攻击计划。请他们帮助您考虑完成工作的最佳方式。这不仅可以帮助您提高效率，还可以帮助您获得他们的支持，因为他们会对流程拥有更多的所有权。使用像Basecamp这样的项目管理工具有助于保持每个人都跟踪并将文档和会话存储在一个地方。

如果您使用电子邮件进行有关项目的沟通，请考虑使用团队收件箱电子邮件解决方案，以便您可以根据需要将团队成员需要项目相关注意力的电子邮件分配给他人，而不是无休止地转发巨大的对话线索

。 。识别风险

确定项目中涉及的风险。如果事情花费比预期更长的时间，或者如果成本远远超过您最初预期的水平，请仔细考虑您会做什么。

您无需针对每种可能的负面结果确定具体的行动方案，但你应该花一些时间与你的团队合作，思考可能出现的问题。然后，您可以尽可能地从一开始就尽可能地减轻这些风险，而不是在晚些时候发现后顾之忧。风险因素也可能对预算有一定影响。

5。创建预算

附加到您的里程碑和可交付成果清单应该是有关项目成本和预算预算的信息。抵制将大量美元分配给大项目的冲动，而没有确切地确定如何花钱。这将帮助您的团队了解他们必须配合才能完成工作的资源。在设置初始预算时，这些数字可能是范围而不是绝对值。

对于某些项目，您可能需要从几个不同的供应商处获得报价。如果最终需要根据预算限制对较大的项目进行更改，或者如果您的供应商没有按照您的预期提供准确的数据，那么在预算文档中简要记录已达成一致的项目范围会很有帮助。

6。添加里程碑

使用您的交付物列表作为框架，添加需要完成的里程碑和任务以实现更大的目标。考虑到项目团队成员的生产力，可用性和效率，确定合理的最后期限。

思考SMART框架内的里程碑。你的目标应该是：

具体：

• 清晰，简明，并且用任何人都能理解的语言书写可测量：
• 适当时使用数字或定量语言。避免模​​棱两可的描述让成功达到个人主观的解释可接受：
• 让利益相关者对您的目标，里程碑和交付成果进行认可现实：
• 拉伸目标是一回事，但不要设定无法实现的目标。这会让你的团队和你的利益相关者感到沮丧，并且最终可能会拖延你的项目，因为完成不可能的事通常花费更多，花费时间更长。基于时间：
• 设置具体的最后期限。如果您必须更改与里程碑相关的期限，请记录何时以及为何进行更改。避免隐形更改 - 或在不通知团队和相关利益相关方的情况下编辑截止日期。设置进度报告指南

这些可以是每月，每周或每日报告。理想情况下，应该在线或离线为您的项目建立一个协作工作空间，让各方都能监控进度。确保你有一个沟通计划 - 记录你多久更新一次利益相关者的进展情况，以及你将如何分享信息 - 例如在每周会议或每天的电子邮件中。

使用您在确定里程碑时设置的框架指导您的报告。每次需要传达进度时，尽量不要重新创建任何轮子或浪费时间生成新的报告。请记住，使用像Basecamp这样的项目管理软件可以让利益相关方保持循环，而不会让收件箱混乱，或者在长时间的Slack聊天中丢失对话。

有效的项目计划和管理的秘诀是保持组织和与您团队和股东。无论您是否决定使用项目管理软件，都要考虑在哪里以及如何存储与项目相关的所有材料和资源 - 如果可能的话，将所有内容保存在一个地方。祝你好运！