为您的业务建立记录保留计划|

我们都知道或应该知道，我们需要保存和保护我们的业务记录。当我们启动时，很容易挂上每份文件，收据，发票和业务记录。但几年后，我们发现，我们一直保留的所有这些记录在文件柜中占用的空间比我们自己和员工的工作空间要多。

好消息是，我们实际上不必永远保留所有这些记录。是的，有些我们需要永远保持。有些我们只有在国税局与我们合作之前。还有一些我们需要保留几年。

确定哪些记录需要保存，以及保存多久，有点困难。妥善处理临时记录并不像将文件扔进回收站那么简单。

以下是记录保留时间表的起始位置。本文档列出了您的业务所产生的记录类型（财务，人员，员工手册，合同，操作，会议记录，政策声明，在线隐私声明……列表看起来似乎无穷无尽）;确定记录必须保存多久以及IRS或萨班斯 - 奥克斯利法案等要求授权的任何法律要求;将记录该记录在商业运作中通常被积极使用的时间;并可能包含其他信息，例如注意到记录包含敏感的个人识别数据;并且如果缩微胶片或数字扫描副本是纸质文档可接受的合法替代品

搜索互联网，您将找到有关记录保留时间表和样本的大量信息，例如Millennium Records Management提供的这些记录保留时间表和样本。但请记住，样本时间表只是一个看起来像什么的广义表示。您的记录保留时间表将根据您的业务类型，您所在的位置，您所从事的业务所在的州和/或国家（无论您是私人拥有还是交易股票市场股票），公共机构，持有政府合同以及其他许多因素。

您需要与您的会计师，法律顾问和/或专业记录管理公司合作开发和建立您的公司。

您正式实施记录保留计划你公司的每个人都知道这件事。这有助于确保您的重要记录实际上保存在第一位。稍后，假设您有几个应付帐发票的文件柜。你的保留期限表明你需要保留这些为期6年，但经验表明你真的只有3年。了解了这一点，您可以通过传输这些记录以保护场外存储或可接受的替代存储媒体来释放业务/办公场所空间。

一旦您的记录达到其保留期限结束时，您可以处理它们。但是，正如我所说的，你不能简单地把它们扔进回收罐。你需要建立一个处理过程。是的，您必须创建更多文档来清除旧文档。

您需要让生成记录的人签名，以免他们不再需要记录。您应该注意，根据您建立的记录保留时间表，记录已到达其保留期的末尾，并检查保留期限是否因审计，诉讼等原因而延长。

您需要证明何时，文件如何以及由谁来销毁。今天比过去更容易，当时我花了很多时间将箱子拖到装卸码头，并将纸张送入垃圾箱旁边的碎纸机。近年来，移动粉碎公司已经激增。他们将把他们的大型卡车碎纸机送到你的公司，把你的箱子拖到卡车上，让你见证他们的毁灭并给你一张破坏证书。

建立，实施和遵循记录保存计划将大大有助于确保贵公司保留并维护您在业务中需要的重要记录。而且，在最糟糕的情况下，如果您被卷入诉讼或类似事件，请证明您的记录是在定期发生的，建立的，批准的，记录过程中保存和销毁的，而不是在午夜时分一个业余的企图避免责任和责任，或妨碍法律程序。