您的发票已被拒绝：发票公司的八大秘诀|

与企业或公司客户达成交易对于任何企业来说都是一个重大推动，无论大小。

获得报酬，但是，完全是另一回事。

它可以像你希望的那样顺利，或者最终陷入混乱。这完全取决于您向客户开具发票的方式。一旦收到并记录，发票触发一系列过程，导致货币击中你的账户 - 除非出现错误。

让你的发票按时清理的关键在于细节。以下提示来自我两年来的应付账款和应收账款，并遵循它们将为您节省时间，金钱和很大压力。

另请参阅：应付账款是什么？一分钟内的度量标准

1。知道你的发票实际去哪里

在与大公司打交道时，你必须记住应付账款是首先被外包和自动化的过程之一。而在自动化的地方，对错误的容忍几乎没有。这也适用于您的发票。

这意味着位于不同国家（甚至不同时区）的人可能会预订您的发票。无论是第三方还是共享服务中心，质量标准都是严格的。他们会毫不犹豫地拒绝发票，尤其是来自小卖主的发票，只要稍有怀疑就会发生某种情况。在审计过程中，对您而言，您认为是微不足道的细节实际上可能会给外包合作伙伴带来严重影响。

此外，AP运营大量文件，每个文件的评估速度非常快。没有时间详细分析每一张发票 - 这是正确与否，就是这样。确保您的发票被接受并立即获得批准。怎么样？那么，遵守！

2。从一开始就认真对待

我所见过的大部分付款问题都可以通过简单地遵循客户的计费要求轻松避免。然而，参与交易的人越多，这些信息就越有可能丢失。

销售代表通常会收到计费说明，但由于他们更关注确保新的线索，他们往往忽视之后的手续。

确保您的销售和结算在同一页面上。不要等到发票已过期，以确认发票是否正确发出。

另请参阅：发票融资何时启用？

3。让您的发票保持可读性

无论您是发送电子发票还是纸质发票，它们很可能一开始就被扫描并发送至发票阅读软件。 AP会计师接下来验证他们。

这是很多事情可能出错的地方。首先，这些应用程序不擅长阅读颜色。您可能会试图用不同的色调来调整您的发票，但最好让它们保持简单。让所有的文字和数字都是黑色的。

此外，不要自己扫描发票 - 客户系统中生成的图像肯定是不可读的。正确的做法是生成PDF。

其次，确保重要细节（发票日期，到期日期，编号，采购订单编号，公司名称和地址，金额以及税率）突出。乍一看，它们一定很容易被发现。否则，发票可能会立即被拒绝，即使信息实际存在。

4。比尔正确的实体

公司越大，它可能拥有的实体越多。除非订单另有说明，否则为您实际开展业务的单位开具发票。

对于正确的帐单地址有疑问时，许多供应商倾向于向公司总部开具发票。美联社肯定会拒绝他们，并要求以更正的细节重新发送文件。

此外，千万不要缩短公司名称或地址。有些国家（例如新加坡）对此有非常严格的规定，美联社可能不接受含缩写或缺少细节的发票。

这听起来很荒唐，但有时候我必须拒绝发票有错误的地板或街道号码在客户的地址。准确使用您的业务伙伴提供的信息。

另请参阅：如何预测现金流量

5。尊重采购订单

您的客户很可能在您的发票上需要采购订单（或“采购订单”）号码。确保验证是否属实，并遵守采购订单中包含的所有信息。

采购订单是AP首先查找的，因为他们使用此编号预订发票。如果它不存在或难以发现，发票可能会被拒绝并错过其预期的付款运行。跟踪PO包含的财务期和可用现金。如果发送PO过期或资金不足的发票，则会延迟付款天数，如果不是几周。这在从一个会计年度/季度转换到另一会计年度时尤其成问题。

每张发票保留一个采购单也是一种好习惯。在一个文档中包含多个PO似乎更为方便，但这会让AP更难预订，特别是当其中一个问题出现问题时。账单正确的货币

货币差异是延迟付款的另一个常见原因，特别是在与外国实体进行交易时。处理此类问题时要格外小心。

有些国家（如印度）使处理外币电汇非常困难。因为这个原因，我看到付款拖了几个月，只能通过发出新订单来解决。

如果您使用与当地不同的货币向客户开具发票，则可能还需要提供其所有发票上的金额，包括和不含税。

另请参见：每个业主都应监控的7个关键指标

定期修改您的地址簿

让您的联系人保持最新至关重要，尤其是当您不经常向客户开具发票时。大公司通常会改进他们的流程和数据管理系统，这往往会改变电子邮件地址。

通常，他们会事先进行通信，但自动发送的电子邮件可能很容易丢失在收件箱中或作为垃圾邮件过滤。如果您向个人电子邮件发送发票，请确保在CC中包含通用财务或会计地址。人们来来去去，所以不要犯错误，不要再与公司里的某些人取得联系。

美联社会计师也可能不会按照自己的意愿经常查看收件箱。通过通用渠道提交您的发票将确保在标准时间范围内处理。

8。后续带着微笑

每当你跟进有关你被拒绝的发票或延迟付款的AP时，友好将会有很长的路要走。当然，你有权按时要求这笔钱，但与一名AP员工一起采取消极的态度也无济于事。

这个问题可能不是他们的错。如果你表现出同情和友善，他们更有可能为你付出更多的努力。他们的工作是非常平凡的，所以把他们当作人而不是机器来处理对你有利。